Deutsch-Japanische Jugendgesellschaft e.V. 

erstellt am 07.10.2022 

Datenschutz im Verein

Folgende Daten können im Rahmen der Vereinsarbeit zu den angegebenen Zwecken gespeichert, im Auftrag verarbeitet und/oder veröffentlicht werden.  

Datenspeicherung

Datensatz	Verwendungszweck	Speicherdauer
Titel, Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Telefonnummer, E-Mail, Beschäftigung, Beitrittsgrund, Erstkontakt zum Verein, Beitrittsdatum, Austrittdatum von Mitgliedern	Mitgliederdatenverwaltung, Mitgliederinformation über Newsletter, Kontaktaufnahme, Veranstaltungsorganisation, Einforderung der Mitgliedsbeiträge, Evaluation und Verbessern der Vereinsaktivitäten, Bestimmen der Art der Mitgliedschaft	Für die Dauer, für die der Verwendungszweck als erfüllt gilt
Titel, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Beitrittsdatum, Austrittsdatum, E-Mail, Wohnort, Geschlecht, Beschäftigung, Beitrittsgrund, Erstkontakt zum Verein	Mitgliederarchiv und Dokumentation, Vereinsgeschichte	Für die Dauer, für die der Verwendungszweck als erfüllt gilt, und maximal bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Kontodaten, SEPA-Lastschriftmandat von aktiven zahlenden Mitgliedern	Einzug der Mitgliedsbeiträge	Für die Dauer, für die der Verwendungszweck als erfüllt gilt
Freiwillige Angaben zu: Fachrichtung/Beruf, DJG-Mitgliedschaft, Erfahrungen/besondere Expertise	Vernetzen von Mitgliedern, Überblick über Ressourcen im Verein	Für die Dauer, für die der Verwendungszweck als erfüllt gilt

Datenübermittlung

Datensatz	Übermittlungszweck	Empfänger (Drittpartei)
Vor- und Nachname von Mitgliedern und Aktiven ohne Mitgliedsstatus	Nach ausdrücklichem Wunsch: Erstellung eines Teams-Accounts	Zu Microsoft gehörende Dienste und Cloudplattformen (Microsoft Teams, Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook)
E-Mail-Adresse, Name, Vorname	Versenden von Vereins-Newslettern (Double-Opt-In-Verfahren)	MailChimp (Newsletter-Programm)
E-Mail-Adresse, Name, Vorname	Durchführen von Wahlen während der Mitgliederversammlungen	Dogado (Limesurvey)

Veröffentlichungen

Datensatz	Veröffentlichungszweck	Veröffentlichungsort
Fotos und ggf. Videos	Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit	– Vereinswebseite https://www.djjg.org – Instagram, Facebook – MailChimp-Newsletter

Fotos und Videos, die im Zusammenhang mit Vereinstätigkeiten und Vereinsveranstaltungen anfallen, dürfen verarbeitet und auf den oben genannten Plattformen veröffentlicht werden. Wenn Fotos oder Videos zu diesem Zweck angefertigt werden, müssen die betroffenen Personen entsprechend darüber informiert werden.  

Digitale Kommunikationsplattform

Die digitale Kommunikationsplattform zur Organisation und Zusammenarbeit wird von einem uns beauftragten Dienstleister gehostet und betrieben.  

Unser Dienstleister ist: Microsoft (Teams & Office 365) 

Wir behalten uns vor, persönliche Daten sowohl von aktiven Mitgliedern als auch dem Verein helfenden Personen ohne aktiven Mitgliedsstatus in verschlüsselter und zugangsgeschützter Form auf den von Microsoft bereitgestellten Clouddiensten zu hinterlegen. Die Hinterlegung dieser Daten dient dem operativen Geschäft des Vereins sowie der Sicherstellung der Authentifizierung und Autorisierung auf der gewählten Kommunikationsplattform. 

Der Zugang zur Kommunikationsplattform wird nur bei ausdrücklichem Einverständnis der betreffenden Person angelegt.  

Widerrufsrecht

Diese Einwilligungserklärung kann jederzeit zur Gänze oder in Teilen schriftlich, per Post oder E-Mail bzw. mündlich beim Datenschutzbeauftragten oder dessen Stellvertreter widerrufen werden. 

Nach Eingang des Widerrufs erhält die widerrufende Person eine Information über den Erhalt des Widerrufs. Daraufhin hat der Datenschutzbeauftragte unmittelbar, aber spätestens einen Monat nach Erhalt des Widerrufs die vom Widerruf betroffenen Daten zu löschen. Mit einer triftigen Begründung kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Die Daten selbst dürfen ab Eingang des Widerrufs nicht mehr verarbeitet werden. Alle Verarbeitungen der Daten, sofern sie konform mit den oben genannten Informationstabellen sind, haben weiterhin ihre Rechtsgültigkeit und sind vom Widerruf rückwirkend nicht betroffen. 

Es wird von Seitens des Vereins darauf hingewiesen, dass mit der Geltendmachung des Widerrufsrechtes den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr Rechnung getragen und einer fortlaufenden Mitgliedschaft nicht mehr nachgegangen werden kann. 

Abschließende Informationen  

Die Bereitstellung der in dieser Erklärung genannten Daten sind zum Teil weder gesetzlich noch rechtlich vorgeschrieben. Die lt. Art 6 Abs 1 beschriebenen Informationen der aktuell gültigen Version der DSGVO bilden die Rechtsgrundlage für die Einwilligung. Um ein Mitglied dieses Vereins zu werden ist eine Einwilligung Voraussetzung, da sonst eine rechtlich konforme Verwaltung der Mitglieder nicht gegeben ist. 

Nachfolgende Rechte der aktuell gültigen Version der DSGVO stehen der betroffenen Person als Information zu Verfügung. Es wird der betroffenen Person nahegelegt diese Rechte im Detail durchzulesen. 

Art 15 nach DSGVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person 

Art 16 nach DSGVO: Recht auf Berichtigung 

Art 17 nach DSGVO: Recht auf Löschung 

Art 18 nach DSGVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung 

Art 20 nach DSGVO: Recht auf Datenübertragbarkeit 

Art 21 nach DSGVO: Widerspruchsrecht 

Die betroffenen Personen haben das Recht Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben. Diesbezüglich gibt es für Deutschland folgende Anlaufstelle: https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html